Des logiciels GED simples et utiles

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« En matière de logiciels professionnels et techniques, il est difficile de créer quelque chose qui soit simple et utile », explique Martine Joulia-Cubizolles, directrice générale et fondatrice de Novaxel, un éditeur de GED (gestion électronique de documents ; EDM : Electronic Document Management) créé en 1994 qui réalise un chiffre d’affaires de 3 millions d’euros avec 30 personnes basées à Lyon. Les logiciels de GED ont une image particulièrement aride. Réservés au départ aux bibliothécaires et aux documentalistes, ils ont tenté de s’étendre à tous les types de métier pour asseoir leur croissance. En théorie, chaque cadre manipule un grand nombre de documents (produits, articles de presse, contrats, réglementations…) qu’il est de bien classifier. Consciente de la difficulté de dédramatiser l’usage d’un logiciel alourdi par la rigueur de la technicité, Martine Joulia-Cubizolles a recherché des solutions innovantes.

 

« Il y a trois ans, nous avons commencé par créer un clip vidéo pour expliquer ce qu’est la GED et comment s’en servir de manière intuitive. Grâce à cela, nous avons pu démystifier les fonctionnalités de notre logiciel », démontre la fondatrice de Novaxel. Résultat, la vidéo a aidé les clients professionnels de l’éditeur de GED à s’approprier le produit. « Cela nous a incités à lancer en janvier 2009 une version non pas libre, mais gratuite afin de toucher la clientèle des particuliers. Il s’agissait ainsi d’inviter Monsieur et Madame Tout-le-Monde à classer leurs documents personnels comme dans le monde réel avec un plan de classement déjà tout préparé : les impôts et taxes, la banque, les assurances, les pièces d’identité, les divers contrats, les garanties sur les produits, les déclarations fiscales, les factures… » Novaxel distribue ainsi des centaines de milliers de versions gratuites sur un CD accompagnant la publication de deux revues d’informatique grand public.

 

Puis le hasard a bien fait les choses. Martine Joulia-Cubizolles se rend compte que son voisin n’est autre que le patron de l’éditeur de Serious Game Qoveo. Forte de son expérience de clips vidéo, elle décide de se lancer dans le jeu sérieux : « J’ai voulu définitivement sortir la GED de son environnement hostile, c’est-à-dire de cette image de solution très technique qui lui colle à la peau. » Premier acte, Novaxel décide de positionner la GED dans l’économie durable, car cette technologie de dématérialisation des documents évite d’imprimer. Acte deux, l’éditeur adopte Alex le panda en tant que mascotte virtuelle. « Le panda inspire quelque chose d’affectif, tout un monde de douceur. Avec lui, il n’y a plus de “Fatal Error”. Il est sympa, il rigole. Donc les utilisateurs découvrent la GED tout en s’amusant. » Une chose est sûre : chez des clients comme Allianz (20 000 utilisateurs dans le monde), les nouvelles recrues de la génération Y, celle des Digital Natives (les jeunes qui sont nés avec Internet), seront sensibles à Alex le panda. Lequel anime le tutoriel du logiciel de Novaxel au travers de dix clips virtuels d’environ trois minutes chacun.