Open space: communiquer pour éviter les crises

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Mal préparé, le passage du bureau individuel à l’Open Space, voire même au travail à domicile, peut susciter des crises identitaires chez les salariés les plus fragiles. Or, à l’heure de la réduction des effectifs, il est indispensable d’éviter un tel malaise. Pour éviter de voir monter en flèche le taux d’absentéisme ou, tout simplement, de susciter le départ des meilleurs collaborateurs à la concurrence. « En Open Space, les gens travaillent côte à côte, mais souvent en silo, sans forcément communiquer entre eux », constate Anne Browaeys, directrice générale de FullSix, une agence de communication alternative. Pour écarter les risques de mécontentement et avant même d’emménager dans de nouveaux locaux, certaines entreprises multiplient les actions de communication interne afin de stimuler le sentiment d’appartenance et de renforcer les liens avec les salariés. Ainsi a fait IBM, qui vient de quitter la Tour Europe à Paris-La Défense pour son nouveau site à Bois-Colombes. « C’est un vrai projet d’entreprise, pas un simple déménagement », insiste Didier Barbé, vice-président en charge de la communication. « Avec la DRH et des consultants en gestion du changement, nous avons notamment travaillé sur une charte du “bien vivre ensemble en Open Space” appuyée par des sessions de formation. » Une fois arrivé à son nouveau poste, le salarié doit se sentir chez lui.

 

« Il faut fournir aux collaborateurs des espaces de détente et de rencontre qui créent du lien et donnent l’envie d’y travailler », recommande Isabelle Trigon, la directrice générale adjointe de Form’a, qui a travaillé sur l’aménagement du nouveau site de Microsoft à Issy-Val de Seine. Pour cette dernière, il est indispensable de travailler aussi sur l’identité visuelle du bâtiment afin d’entretenir, notamment chez les nomades, le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Et ce en jouant sur les logos, les codes couleurs et les matériaux, mais aussi des parois vitrées qui peuvent être des outils de communication. Soigner l’aménagement d’un bâtiment ne suffit pas pour préserver son capital humain, d’où l’idée de FullSix de réunir ses salariés autour d’un pot, un vendredi sur deux, et de les convier à des petits-déjeuners festifs le lundi, jour où les créatifs montrent leur travail. De son côté, l’agence de marketing Il était une marque joue sur le terrain culturel. « Nous avons créé une petite bibliothèque où chacun dépose ses propres livres. Du coup, on parle beaucoup plus de littérature que de boulot à déjeuner », se réjouit Alain Murcia, le gérant.« Il y a dans les comportements une véritable synergie qui développe la communication et la créativité. » De son côté, Thibaut Bechetoille, PDG de Qosmos, fournisseur de solutions informatiques, a mis en place un système de management participatif au sein de son entreprise. Située dans Paris, cette entreprise compte 40 salariés, dont deux tiers de sédentaires et un tiers de mobiles. Soucieux d’offrir à ses collaborateurs un cadre de travail où il fait bon vivre – leur salle de détente est d’ailleurs équipée d’une console Wii –, le PDG a mis en place un type de management fondé sur la responsabilisation. Grâce à quoi ses salariés partagent librement leur temps entre le bureau et leur domicile. En cas de nécessité, ils sont libres de télétravailler le matin s’ils veulent se concentrer sur un dossier.

 

« Je leur fais confiance en leur donnant de l’initiative et de l’autonomie, car c’est le résultat qui compte », revendique Thibaut Bechetoille. Renforcer les liens avec les salariés travaillant à domicile constitue une des préoccupations majeures de Christophe Sarrabayrouse, directeur associé d’Easycare, prestataire de service dans la gestion de la relation client à distance. Particularité, tous ses téléagents salariés travaillent depuis leur bureau personnel situé à domicile. « Nous sommes la première société de “Homeshoring” avec120 télétravailleurs », se félicite le directeur qui recense en central 18 salariés qui ont pour mission de venir en support à leurs collègues travaillant à domicile. Pour fidéliser ses derniers, l’entreprise a déployé des outils dits de « sociabilisation ». « Nous disposons d’outils dédiés à la collaboration en ligne avec des messageries instantanées, des blogs, des forums et des réseaux sociaux de type Facebook », explique Christophe Sarrabayrouse. D’ici quelques mois, ce dernier prévoit d’aller plus loin avec la possibilité de visualiser à distance les écrans de ses collaborateurs. Non pas pour les espionner, mais pour renforcer le sentiment d’appartenance et de proximité avec l’entreprise.