Après les études menées en 1997 et 2003 sur le même sujet, American Express a publié, en partenariat avec le cabinet A.T. Kearney une nouvelle mouture baptisée European Expense Management Study 2008 (voir encadré). Dédiée aux problématiques de la gestion des frais professionnels, cette étude révèle que les entreprises européennes passent à côté d’économies significatives sur la préparation, la réservation et la gestion de leurs déplacements d’affaire. Dans leur ensemble, les 66 entreprises interrogées dépensent chaque année pas moins de 2,6 milliards d’euros de frais professionnels dont près de 85 millions d’euros sont consacrés à la gestion administrative. En moyenne, les entreprises européennes consacrent 4,6 % de leurs frais professionnels aux coûts de gestion indirects. Bien que ces derniers aient sensiblement diminué depuis dix ans (5,6 % en 2003 et 8 % en 1997), il reste une marge d’amélioration très nette car ils peuvent atteindre 34 % dans certains cas.
Or, en adoptant des méthodes de travail plus efficaces, les entreprises pourraient diminuer de 54 % leurs coûts indirects. À eux seuls, le traitement des notes de frais et l’organisation des voyages représentent 75 % du total des coûts indirects. « Dans le climat économique actuel, qui incite les directeurs financiers à toujours rechercher des moyens de réduire le coût des déplacements professionnels, les entreprises devraient examiner à la loupe les processus de « back office » souvent peu efficaces et trop nombreux », observe Karen Penney, directrice du département Business Solutions d’American Express. La première étape vers la maîtrise des frais professionnels est la mise en œuvre d’une politique de voyages centralisée : 88 % des personnes interrogées indiquent avoir mis en place une telle politique sous forme écrite. Dans les entreprises concernées, le taux de respect des directives de cette politique atteint 85 % en moyenne pour l’ensemble des catégories de dépenses. Les entreprises les plus « disciplinées » constatent une diminution de leurs coûts de 41 %. Pour assurer le suivi et le respect des politiques de voyages centralisées, les entreprises interrogées ont majoritairement recours à des fournisseurs référencés (89 %), à l’autorisation préalable des dépenses (85 %), à l’utilisation d’une agence de voyages (85 %) et aux contrôles ponctuels a posteriori sur les notes de frais (73 %). De plus, 21 % des entreprises interrogées ont automatisé le traitement des frais de déplacement afin de repérer les usages et les dépenses hors politique.
Une proximité garantie Par ailleurs, les modèles économiques alternatifs tels que l’externalisation et la délocalisation permettent aux entreprises de diminuer les dépenses indirectes liées aux frais professionnels. 59 % des entreprises interrogées utilisent une forme de service centralisé pour au moins un de leurs processus de gestion des frais professionnels et 45 % ont recours à l’externalisation. Globalement, le pourcentage d’entreprises utilisant la facturation centralisée a tendance à croître (90 % aujourd’hui contre 83 % il y a cinq ans). L’intégration de la facturation centralisée à une solution d’automatisation des frais progresse encore plus fortement puisque 41 % des entreprises la pratiquent aujourd’hui contre 19 % en 2003 ; lesdites entreprises ont diminué de 68 % le coût de traitement des notes de frais grâce aux économies d’échelle et, éventuellement, à la délocalisation (particulièrement en Inde, en Pologne et en Irlande). Le nombre d’entreprises alimentant directement leur système de notes de frais avec les relevés des cartes de paiement professionnelles est aussi en progression, passant de 27 % seulement en 2003 à 47 % aujourd’hui. Les outils de haute technologie ont le vent en poupe : 59 % des entreprises interrogées utilisent des outils de réservation automatique qui ont rendu autonomes de nombreux voyageurs. Il est possible de parvenir à de meilleures pratiques dans ce domaine en éliminant les autorisations préalables au profit d’une validation des déplacements par un système de réservation en ligne ou par une agence de voyage.
En résumé, les entreprises appliquant les meilleures pratiques présentent les six caractéristiques suivantes : elles définissent clairement et communiquent leurs politiques de voyages et leurs règles de mise en application ; elles collaborent avec leurs fournisseurs (émetteurs de cartes, agences de voyages…) et mobilisent leurs moyens pour optimiser leurs processus et en tirer un maximum de bénéfices ; elles investissent dans l’automatisation et connaissent un taux élevé d’adoption des outils et d’utilisation des systèmes ; elles centralisent les activités administratives et/ou externalisent les activités périphériques pour réaliser des économies d’échelle et bénéficier de compétences spécialisées ; elles privilégient autant la satisfaction des utilisateurs que la réduction des coûts ; elles exploitent les informations de gestion pour affiner et améliorer sans cesse les processus de gestion des frais, optimiser la visibilité des dépenses et maîtriser les dépenses directes pour s’en servir comme base de négociation avec les fournisseurs. Marc Clatot, vice-président Cartes Entreprise et Clients Internationaux chez American Express, conclut ainsi : « Jusqu’à présent, les entreprises se sont beaucoup penchées sur la maîtrise des coûts directs. Désormais, ce sont les coûts indirects qui représentent les nouveaux gisements d’économies potentielles. »
Méthodologie de l’étude American Express et A.T. Kearney ont mené en partenariat cette étude impliquant 66 multinationales et grandes entreprises nationales implantées en Europe ayant répondu via Internet à un questionnaire détaillé sur leurs pratiques de gestion des frais professionnels. Ces entreprises sont issues des pays suivants : Allemagne, Belgique, Espagne, Finlande, France, Italie, Pays-Bas, Royaume-Uni, Suède et Suisse. Elles représentent divers secteurs : biens de consommation, énergie et services publics, services financiers et services aux entreprises, informatique et télécommunications, industries manufacturières et pharmacie. Les sociétés ont été interrogées sur les quatre processus principaux de la gestion des frais professionnels: préparation des voyages (organisation et réservation), avances de trésorerie, facturation centrale et notes de frais. L’étude s’intéresse également aux politiques de voyages et aux modèles dits « alternatifs » (centres de services partagés, délocalisation et externalisation). Pour chacun des processus, trois niveaux de performance ont été distingués : meilleure performance, performance moyenne et moins bonne performance.
